A KPI definíciója

KPI

A KPI definíciója

A KPI az angol „key performance indicator”, azaz „fő teljesítménymutató” rövidítése. A KPI-k segítenek nyomon követni, hogy hol jár éppen egy projekt a fő célok teljesülésének irányában. A fő teljesítménymutatók e mellett mérföldköveket kínálnak a célokhoz vezető útra, illetve betekintést nyújtanak a folyamatok hatékonyságába, hogy az érintett csapatok jobb döntéseket hozhassanak a projekt jövőjével kapcsolatban.

A KPI-k a pénzügyi, marketinges, értékesítési és egyéb területeken is segítenek az előrehaladásban és az üzleti célok elérésében.

Mi a különbség a KPI-k és a mutatók között?

Habár a KPI-k is mutatók, de azok egy különleges csoportját alkotják.

• A KPI-k, azaz fő teljesítménymutatók azok a mutatók, amelyek a legjelentősebb hatással lehetnek üzleti eredményeidre. A KPI-k alátámasztják stratégiádat és segítenek a legfontosabb dolgokra koncentrálni. KPI-nek számít például a „hónapban új elért ügyfelek száma”.
• A mutatók segítségével az olyan hétköznapi üzleti tevékenységek sikereit mérheted, amelyek segítenek támogatni fő teljesítménymutatóidat. Tehát habár hatással vannak üzleti eredményeidre, nem olyan mértékben, mint a KPI-k. Egyszerűbb mutatók például a „havi webhelylátogatások száma” vagy „havi e-könyv letöltések száma”.

Miért olyan fontosak a KPI-k?

A KPI-k segítenek az érintett csapatoknak, hogy munkájukkal hozzájáruljanak a szervezet fő céljaihoz. Nézzük meg, hogy pontosan miért is van szükség a KPI-kre:

• Segítenek összeszinkronizálni a csapatok munkáját: Legyen szó az alkalmazottak teljesítményének vagy egy projekt sikereinek nyomon követéséről, a KPI-k segítenek, hogy a csapatok azonos irányban haladhassanak.
• Figyelemmel kísérheted a szervezet „egészségét”: A fő teljesítménymutatók egy valós képet festenek szervezeted egészségéről, beleértve a pénzügyi mutatókat és a kockázati tényezőket is.
• Segítenek alkalmazkodni: A sikerek és kudarcok vizsgálatával tudni fogod, hogy mi működik és mi nem.
• Felelősségre vonhatod a csapatokat: A KPI-k segítségével ellenőrizheted, hogy mely csapatok milyen értékekkel járulnak hozzá az üzleti célok teljesüléséhez.

A KPI-k típusai

A fő teljesítménymutatóknak számos fajátja van. Míg egyesekkel a havi előrehaladást hasonlíthatod össze a fő céllal, mások hosszabb távra szólnak. A különbségek ellenére azonban mindegyik KPI valamilyen stratégiai célhoz kötődik.

Lássuk tehát a KPI-k leggyakoribb típusait:

• Stratégiai: Ezek a fő teljesítménymutatók a legnagyobb céges célok figyelését szolgálják. A vezetőség általában 1-2 ilyen KPI-t követ figyelemmel a szervezet aktuális teljesítményének meghatározásához. Ilyenek például a befektetések megtérülései (ROI), a bevétel és a piaci részesedés.
• Működési: Ezekkel a KPI-kel egy rövidebb időtartam teljesítményét szokás mérni, és általában a szervezet eljárásainak hatékonyságára fókuszálnak. Ilyenek például a regionális értékesítések száma, vagy az ügyfélszerzés költsége (CPA).
• Egységszintű: Számos KPI-vel konkrét cégen belüli egységek teljesítményét szokás mérni – pl. az informatikai vagy pénzügyi osztályét. Az IT például a szerverek átlagos elérhetőségét tarthatja számon, míg a pénzügyesek a bruttó haszonkulcsot, és így tovább. Ezeket a KPI-ket stratégiainak és működésinek is tekintheted.
• Vezető vagy késlekedő: Függetlenül attól, hogy milyeneket használsz, a KPI-k vagy vezetők, vagy késlekedők lehetnek. Míg a vezető KPI-k az eredmények előjelzésére szolgálnak, addig a késlekedők a már megtörtént dolgokra koncentrálnak. Általában ezek közös használata szükséges ahhoz, hogy teljes képet kaphass a szervezet teljesítményéről.

A KPI-k kialakítása

A digitális világban rendelkezésreálló temérdek adat láttán csábító lehet minél több fő mutatót nyomon követni, vagy csak kiválasztani azokat, amiket a legegyszerűbb szemmel tartani.

Fontos azonban, hogy csak azokkal a KPI-kel foglalkozz, amelyeknek közvetlen közük van üzleti céljaidhoz. Íme néhány hasznos tanács a legjobb KPI-k definiálásához:

Határozd meg, hogy hogyan fogod használni őket

Beszélgess el azokkal a munkatársaiddal, akik használni fogják a KPI jelentéseket, és derítsd ki, hogy mit próbálnak elérni velük és mire van szükségük. Ez segít majd kiválasztani az igazán releváns és értékes mutatókat.

Tartsd szem előtt az üzleti célokat

Ha a KPI-knek nincs közük azokhoz a célokhoz, amiket el próbálsz érni üzleti tevékenységeiddel, akkor csak az idődet pazarlod velük. Lehet, hogy közük van bizonyos céges egységekhez (pl. HR vagy marketing), de minden KPI-nek közvetlenül kapcsolódnia kell átfogó üzleti céljaidhoz.

Válassz SMART KPI-ket

A legjobb KPI-k a jól bevált SMART célokhoz köthetők. Fontos, hogy céljaid Specifikusok, Mérhetők, Elérhetők, Relevánsok és Határidőhöz kötöttek legyenek. Például „5%-kal több értékesítés lebonyolítása a következő negyedévben”.

Legyenek érhetők

A KPI-k minden érintett számára könnyedén értelmezhetők kell legyenek, hogy használni tudják őket. Fontos, hogy az emberek tudjanak bánni az adatokkal, hiszen a legjobb döntéseket ezek alapján lehet majd meghozni.

Számolj a változtatásokkal

Ahogy céged vagy ügyfeleid megváltoznak, úgy lehet majd szükséged a KPI-k újbóli definiálására is. Meglehet, hogy egyes fő teljesítménymutatók idővel már nem lesznek olyan fontosak, és mások veszik át a helyüket. Rendszeresen ellenőrizd tehát, hogy mennyire relevánsok a jelenleg használt KPI-k céged számára.

Ne használj túl sok KPI-t

Habár manapság az adatok digitális jellegükből adódóan általában könnyebben mérhetők, mint korábban bármikor, nem szabad minden mutatót első prioritásúként kezelni. Ne feledd, hogy a KPI-k a legfontosabb célokkal kapcsolatosak.